CÓMO REDUCIR EL COSTO VARIABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS GASTRONÓMICOS

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Una de las preocupaciones más grandes para los dueños de un restaurante es cómo aumentar la rentabilidad

A pesar de que existen numerosas respuestas, todo podría resumirse en 3 formas concretas:

 Reduciendo el costo variable (costo de materia prima)

 Reduciendo el costo fijo

 Aumentando la facturación

En esta ocasión vamos a centrarnos en cómo lograr el primero de estos puntos: “Reducir el Costo Variable”, que suele ser un gran desafío para cualquier gerente gastronómico, debido a los innumerables motivos que lo acrecientan.

En un restaurante, se considera costo variable al costo de la materia prima utilizada para la elaboración de platos, y si el establecimiento realiza envíos a domicilio o vende comida para llevar, también debe incluirse el costo del material descartable.

Para establecer dichos costos lo primero que debe realizarse es la Receta Estándar de cada uno de los platos que se van a vender y luego poner mucha atención en realizar un correcto seguimiento a cada uno de los siguientes puntos:

1. Seleccionar correctamente a los proveedores

El principal objetivo a la hora de seleccionar un proveedor debe ser poder lograr buenos arreglos de compra, para esto será necesario evaluar si se puede realizar grandes volúmenes de compra o negociar promociones y descuentos. (por ejemplo para las franquicias, uno de los valores agregados, en relación a este tema, es la garantía de conseguir un precio diferencial, a partir de comprar un volumen mayor para toda la marca.)

Además, otro punto importante debe ser que el proveedor pueda cumplir con las especificaciones de compra dispuestas en la receta, es decir, que sea el que mejor responde a nuestros requerimientos. (por ejemplo si se necesita frutillas para licuados, de nada le sirven las frutillas grandes de decoración, sino que más bien sería ideal encontrar quien asegure frutillas pequeñas y sabrosas y el abastecimiento permanente de las mismas).

No desperdiciar en forma desmedida.

La mayoría de los alimentos experimentan dos modificaciones lógicas de volumen: Una en la limpieza y la otra en la cocción, ambas contempladas en la receta en forma porcentual. En este caso lo que deberá cuidarse es que ese porcentaje sea respetado SIEMPRE de manera estandarizada.

Algunas de las causas por las que no se respeta dicho porcentaje son:

•La ausencia ó el desconocimiento de una receta estandarizada.

•La falta de capacitación del personal.

•La carencia de los elementos necesarios para un correcto desempeño ó el mal estado de los mismos.

•La compra de mercadería irregular (por ejemplo si en la receta del Lomo a la Crema se estableció un desperdicio del 25 %, deberá revisarse que el proveedor entregue siempre lomos con esa merma)

Conocidas estas circunstancias es preciso verificar no estar cometiendo alguna o varias de estas y de ser así, tomar las medidas necesarias para corregirlas.

3. Realizar un correcto almacenamiento.

No ser lo suficientemente ordenado y cuidadoso puede derivar en los siguientes inconvenientes:

-Que la mercadería se eche a perder

-Que se pasé el vencimiento y no se haya utilizado

-Que se contamine con bacterias ó contamine a otros alimentos (lo que no solo incrementará el CV sino que también pondrá en riesgo a la salud de los clientes). Por esta razón, es indispensable el control en la recepción de la mercadería, la que deberá limpiarse por completo en las proximidades de la puerta de ingreso de la misma, es decir, NO INCORPORAR ALIMENTOS SUCIOS A LA COCINA DEL RESTAURANTE.

Además, realizada la limpieza deberá almacenarse mediante el método PEPS (Primero Entrado Primero Salido) sin excepción. 

4. Porcionar de manera estandarizada.

Una vez establecidas las porciones en la Receta Entandar, el costo y el precio se calculan a partir de dichos gramajes. Por ello, es fundamental, verificar que esas porciones sean SIEMPRE del mismo tamaño.

Para asegurar la paridad en las porciones es necesario que el personal esté involucrado en la responsabilidad, es decir, una de las estrategias más eficaces, es que todos o uno de los responsables del grupo de trabajo perciba un % como premio al rendimiento (por ejemplo si se consigue un costo variable mensual menor al X % de la venta, el responsable recibirá un X % más en su salario, a modo de premio al alcance del objetivo propuesto.) Es importante también, como en el punto dos, proveer al personal de la información y elementos necesarios para su desempeño.

5. Revisar lo que se descarta.

En este punto deberán cuidarse dos cuestiones:

•¿Quien decide lo que se descarta? Muchas veces, cualquier persona del negocio decide tirar mercadería aunque esta se encuentre en buenas condiciones para su venta, y las razones por las que esto ocurre son diversas: Puede ser que el personal desee comerla, o no esté lo suficientemente capacitado para chequear su estado y ante la duda prefiera descartarla, o peor aún, existan inconvenientes internos, muchas veces ajenos al establecimiento, y no le interese cuidar la mercadería, o simplemente se intente perjudicar a alguno de los encargados de la realización de la producción. En estos casos es vital que se determine a un único encargado en la toma de decisiones de este calibre y que dicho responsable esté involucrado en los resultados de la operación. (Al igual que en el punto anterior).

•Se reaprovecha la mercadería eficientemente? Una de las ventajas que tiene vender Materia Prima es que la misma puede reutilizarse, y lograr con pequeños cambios y un poco de imaginación un aprovechamiento muy beneficioso para nuestros costos. Es importante además, ponernos en contacto con diferentes establecimientos que puedan estar interesados en nuestros descartes (por ejemplo el pan para hacer pan rallado o el aceite quemado para comida de animales de granja, etc.)

6. Presupuestar la venta futura sobre una base sólida.

Una de las bases más importantes para evitar el desperdicio, es no producir en exceso, ya que será muy difícil poder reaprovechar todos los sobrantes. Y paradójicamente, producir menos cantidad de la necesaria, también traerá incrementos en los costos ya que se deberá salir a comprar los faltantes de URGENCIA y pagar un monto superior al abonado a diario por los mismos.

Por esta razón es indispensable llevar un historial de las ventas y estar muy alerta con las fechas especiales, feriados, etc., como así también con cuestiones más cotidianas como un paro, un corte de calle, refacciones, etc. que puedan afectar la facturación.

7. Controlar posibles robos y hurtos.

Desgraciadamente, en este punto, debe mencionarse que son innumerables las actividades por las que el personal puede realizar robos o hurtos de Materia Prima… Comer mercadería que no está permitida, sacar alimentos del establecimiento para su consumo o reventa, servir a los clientes platos sin registrar, entre otros tantos. Para evitar estos inconvenientes es preciso:

-Establecer un menú para el personal y respetarlo

-Revisar los ingresos y egresos del personal.

-No ubicar al vestuario cerca de la cocina y controlar el acceso a los mismos.

-Unificar la facturación y realizar dobles controles de lo solicitado. (Es decir: Quien toma la orden del plato, no debe ser quien lo prepara ni quien lo cobra).

8. Evitar la venta NO registrada.

En muchas ocasiones, dado el tamaño del establecimiento, se deja de lado la idea de invertir en un buen si
stema de facturación y cobro, dejando esta labor en manos de personas “de nuestra confianza”.

Sin embargo, el chequeo riguroso de estos registros, permitirá no solo resguardar al establecimiento de posibles faltantes intencionales, sino que además serán muy útiles para elaborar historiales o reportes que luego facilitarán la realización de pronósticos, control de inventarios, etc.

9. Fomentar el marketing interno y la venta sugestiva.

Uno de los mecanismos más eficientes para mejorar el margen (y por ende REDUCIR el Costo Variable), es vender aquellos artículos que dejan más rentabilidad.

Para ello, lo primero será buscar los platos más rentables del negocio, es decir, teniendo el precio de venta, se calculará cual es el % que posee el costo de la mercadería (a partir de la receta estándar). Por ende, los platos que posean el menor % de CV serán los más rentables.

Una vez identificados los mismos, deben realizarse buenas herramientas de venta (cartas, atriles, backlight, etc.) como así también entrenar al personal para que ofrezca estos platos como primera alternativa.

En conclusión, pese a que cuando se tiene una diferencia en el costo de mercadería pronosticado, ó cuando el inventario ideal no coincide con el real, en lo único que se piensa es en Robo y Hurto, con este artículo queda aclarado que son muchas las razones que puede incrementar el CV y que la mejor manera para prevenir esta suba es Planificar con Receta Estándar, historiales; Organizar el trabajo, los horarios, la distribución de los equipos; Coordinar la capacitación y estandarización; Dirigir al personal , al abastecimiento y almacenamiento y Controlar TODO lo que se realice en el establecimiento.

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